Homestay hai tầng trong một con hẻm nhỏ, mới sửa xong rất đẹp. Chủ ở quận khác, chỉ thuê một bạn dọn phòng theo giờ. Không có lễ tân. Khách được gửi mã cửa qua tin nhắn.
Đêm đầu tiên, khách gọi ba cuộc. Cuộc đầu: "Hẻm tối quá, nhà nào vậy chị?" Cuộc hai: "Cổng có hai ổ khoá, bấm ổ nào?" Cuộc ba: "Wi-Fi tên gì ạ?" Mã cửa đúng, phần mềm đúng, nhưng chủ vẫn phải thức để làm lễ tân qua điện thoại.
Lỗi ở đây không nằm ở công nghệ. Lỗi nằm ở không gian. Ngôi nhà không tự chỉ đường cho khách. Người làm thiết kế có thể sửa điều này bằng một nguyên tắc gọi là "lối đi tự nói": khách đi tới đâu, không gian chỉ cho khách việc tiếp theo ở đó, không cần ai đứng giải thích.
Trả lời nhanh: Homestay vận hành không lễ tân cần bố trí bảy khu theo nguyên tắc "lối đi tự nói": lối vào dễ nhận ra ban đêm, góc để vali, cửa có khoá mã số được chiếu sáng, biển chỉ dẫn bằng hình, mã QR trong phòng cho Wi-Fi và báo sự cố, góc làm việc cho người dọn, và kho đồ tiêu hao xếp theo ngăn. Bố trí đúng thì ít người trực mà khách vẫn tự lo được.
Khu 1: Lối vào nhận ra được từ đầu hẻm
Khách tìm homestay lần đầu thường đi theo bản đồ trên điện thoại. Bản đồ đưa tới gần, nhưng mấy chục mét cuối là phần của bạn.
Những thứ giúp khách nhận ra nhà:
- Một điểm sáng riêng ở cổng: đèn hắt tường, đèn lồng, màu đèn khác nhà bên cạnh.
- Số nhà to, có đèn chiếu, đặt ở chỗ nhìn thấy từ đầu hẻm.
- Một mái hiên hoặc mái che trước cửa. Khách tới lúc mưa còn có chỗ đứng mở điện thoại tìm mã.
- Đèn cảm biến chuyển động ở lối vào, khách bước tới là sáng.
Ảnh chụp cổng ban đêm nên được gửi kèm tin nhắn nhận phòng. Khách so ảnh với thực tế là biết đúng nhà.
Khu 2: Góc để vali trước giờ nhận, sau giờ trả
Khách hay tới sớm hơn giờ nhận phòng, hoặc trả phòng rồi còn đi chơi tới chiều. Không có lễ tân thì ai giữ vali?
Một góc để vali ngay sau cửa chính giải quyết việc này. Gợi ý bố trí:
- Kệ thấp, chắc, đặt được vali lớn nằm hoặc đứng.
- Nằm trong vùng camera chung, không phải trong phòng ngủ của ai.
- Có móc treo áo mưa, ô dù, có chỗ để giày.
- Có biểu tượng vali trên tường để khách biết chỗ này dùng làm gì.
Chủ nhà nên viết luật rõ trong tin nhắn: được để vali từ mấy giờ, tới mấy giờ, nhà không chịu trách nhiệm đồ có giá trị.
Khu 3: Cửa và khoá: khách bấm mã trong bóng tối
Khoá mã số là trái tim của homestay không lễ tân. Nhưng khoá chỉ dùng tốt khi cửa được bố trí cho nó.
Những điểm người thiết kế nên lo:
- Đèn chiếu thẳng vào bàn phím khoá, bật theo cảm biến hoặc sáng cả đêm.
- Một cửa cổng, một mã. Nếu cổng có cả khoá cũ lẫn khoá mới, khách sẽ bối rối. Bỏ hẳn khoá cũ hoặc che đi.
- Số phòng to, ngang tầm mắt, ngay cạnh khoá.
- Cửa phòng và cửa cổng cùng hệ khoá, để một mã hoặc một tin nhắn dùng được cho cả hai.
Ở phía phần mềm, nhiều homestay dùng mã nhận phòng làm luôn mật khẩu cửa. Với phần mềm Khachsanso, mỗi đặt phòng có một mã 6 số, có hiệu lực từ trước giờ nhận phòng 5 phút. Khoá TTLock có kết nối mạng thì mã được nạp thẳng lên khoá. Cách vận hành được kể kỹ trong bài khách tự mở cửa bằng mã nhận phòng. Dòng khoá và cổng nối có thể xem trên trang TTLock. Với thiết kế, chỉ cần nhớ: khoá có kết nối thì cần sóng Wi-Fi hoặc cổng nối có ổ điện ở gần.
Khu 4: Biển chỉ dẫn bằng hình, không cần đọc chữ
Homestay đón cả khách Việt lẫn khách nước ngoài. Biển chữ dài thường không ai đọc. Biển hình thì ai cũng hiểu.
Những chỗ nên có biển:
- Chân cầu thang: mũi tên lên tầng, số phòng từng tầng.
- Đầu hành lang: mũi tên trái phải theo số phòng.
- Khu chung: biểu tượng bếp, máy giặt, chỗ phơi đồ, thùng rác phân loại.
- Lối thoát hiểm: theo đúng quy định về phòng cháy.
Biển nên cùng chất liệu, cùng màu với nội thất để không làm hỏng không gian. Đèn hắt nhẹ để đọc được ban đêm.
Khu 5: Trong phòng, một chỗ cho mã QR
Không có lễ tân, khách hỏi gì cũng gọi chủ. Một mã QR trong phòng gánh bớt các câu hỏi đó. Khách quét để lấy Wi-Fi, gọi dịch vụ, báo sự cố kèm ảnh, hoặc gọi người phụ trách.
Với người thiết kế, mã QR cần một chỗ đặt có chủ đích:
- Một đế nhỏ hoặc khung trên tủ đầu giường, khách nằm cũng với tới.
- Có thể thêm một mã ở cạnh cửa phòng, chỗ khách nhìn khi vừa bước vào.
- Khung thay được, vì khi mã bị lộ thì nên đổi mã mới.
- Không đặt chỗ ẩm, không đặt sát đèn gây loá.
Trong phần mềm Khachsanso, QR trong phòng là tính năng bật thêm, in theo chi nhánh và đổi mã được khi bị lộ. Xem mô tả trên trang phần mềm homestay có QR dán trong phòng.
Một chuyện khách hay hỏi qua mã QR là xin ở thêm vài giờ. Nếu phần mềm cho khách tự chọn giờ trả mới và thấy giá ngay, chủ nhà không phải trả lời từng tin nhắn. Phần này nằm ở phía vận hành, nhưng nó nhắc người thiết kế một điều: phòng nên có đồng hồ dễ nhìn, để khách biết mình còn bao nhiêu thời gian.
Khu 6: Góc làm việc cho người dọn phòng
Homestay không lễ tân vẫn cần người dọn. Họ thường là cộng tác viên, đến theo việc. Họ cần một chỗ làm việc nhỏ nhưng đủ:
- Ổ cắm sạc điện thoại. Người dọn nhận việc, báo dọn xong qua điện thoại.
- Chỗ để xe đẩy hoặc giỏ đồ dọn, không chắn lối đi của khách.
- Bồn nước riêng để giặt giẻ, không dùng chung bồn của khách.
- Một móc treo chìa kho, hoặc kho cũng dùng khoá mã.
Góc này nên nằm gần kho đồ tiêu hao và gần cầu thang, để người dọn đi ít bước nhất giữa các phòng.
Ở phía phần mềm, lịch dọn phòng có thể tự lên theo giờ trả, và chủ nhận báo khi phòng dọn xong. Danh sách gợi ý có trong bài các thông báo Telegram chủ nhà nên bật.
Khu 7: Kho đồ tiêu hao xếp theo ngăn
Khăn, nước uống, dầu gội, giấy vệ sinh, túi rác. Hết một món là khách nhắn ngay. Không có ai trực thì khách phải chờ.
Kho đồ tiêu hao nên được thiết kế để nhìn là biết còn bao nhiêu:
- Ngăn mở, mỗi món một ngăn, có biểu tượng món đó trên mép ngăn.
- Vạch báo hết trên thành ngăn. Chạm vạch là phải nhập thêm.
- Đồ nặng để dưới, đồ nhẹ để trên, khăn sạch tách khỏi khăn bẩn.
- Kho khô, thoáng, có đèn, cửa kho có khoá.
Nếu phần mềm có quản lý kho với ngưỡng cảnh báo, vạch báo hết trên kệ và con số trong phần mềm nên khớp nhau. Hai lớp nhắc thì khó quên.
Bảng: từng khu, khách cần gì, bố trí ra sao
| Khu | Khách hoặc nhân viên cần gì | Bố trí gợi ý | Bớt được việc gì cho người trực |
|---|---|---|---|
| Lối vào | Nhận ra đúng nhà ban đêm | Đèn riêng, số nhà có đèn, mái che | Bớt cuộc gọi hỏi đường |
| Góc vali | Gửi đồ trước và sau giờ ở | Kệ thấp, trong vùng camera chung | Không cần ai giữ đồ |
| Cửa và khoá | Bấm mã dễ, một mã cho cổng và phòng | Đèn chiếu bàn phím, bỏ khoá cũ | Không cần giao chìa |
| Biển chỉ dẫn | Tìm phòng, tìm khu chung | Mũi tên, biểu tượng, đèn hắt | Bớt câu hỏi "phòng ở đâu" |
| QR trong phòng | Wi-Fi, gọi dịch vụ, báo sự cố | Đế trên tủ đầu giường, khung thay được | Bớt tin nhắn hỏi lặt vặt |
| Góc người dọn | Sạc máy, để đồ dọn | Gần kho và cầu thang | Dọn nhanh giữa hai lượt khách |
| Kho tiêu hao | Biết món nào sắp hết | Ngăn mở, vạch báo hết | Không để khách chờ đồ |
Đi thử một lượt như khách lạ
Trước khi bàn giao, người thiết kế và chủ nhà nên làm một việc đơn giản: tới lúc trời tối, đi từ đầu hẻm vào như một khách lạ. Không hỏi ai. Chỉ dùng tin nhắn nhận phòng và những gì nhìn thấy. Chỗ nào phải dừng lại suy nghĩ, chỗ đó cần sửa.
Nếu chủ nhà muốn hình dung phần vận hành sẽ chạy thế nào trên điện thoại, có thể bấm thử bản trình diễn trước khi chốt bố trí.
Đang làm một homestay muốn vận hành không lễ tân? Nhắn Zalo 0346 888 110, gửi ảnh lối vào và mặt bằng. Đội Khachsanso sẽ góp ý phần khoá cửa và QR phòng cho hợp với cách bạn định vận hành nhé.
