Khách sạn mini vừa bàn giao. Tường sơn xong, trần thạch cao kín, sàn gỗ bóng. Tuần sau chủ quyết định lắp khoá cửa thông minh và dùng phần mềm quản lý. Đội lắp khoá đến, hỏi câu đầu tiên: "Cổng nối của khoá cắm điện ở đâu anh?" Không có ổ nào gần cửa phòng. Hỏi tiếp: "Wi-Fi tầng ba có tới cuối hành lang không?" Không ai biết.
Kết quả là đục tường, khoan trần, đi dây nổi, sơn dặm. Tiền đã bỏ ra để hoàn thiện đẹp, giờ lại phải bỏ thêm để phá một phần.
Chuyện này gặp nhiều vì bản vẽ thiết kế thường chỉ lo phần nhìn thấy: màu, vật liệu, đèn, nội thất. Phần hạ tầng cho vận hành bị để lại sau. Người làm thi công lâu năm có một câu quen: "chừa trước, đỡ đục sau". Bài này đi qua bảy hạng mục nên chừa sẵn ngay từ bản vẽ.
Trả lời nhanh: Khi thiết kế khách sạn mini hay homestay sẽ dùng phần mềm quản lý và khoá thông minh, nên chừa sẵn bảy hạng mục: vị trí quầy lễ tân có điện và mạng, tủ mạng trung tâm với ống chờ đi dây, điểm phát Wi-Fi từng tầng, chỗ đặt cổng nối của khoá kèm ổ điện, khung cửa hợp loại khoá, cửa cổng chung, và vị trí dán mã QR trong phòng. Chừa ở giai đoạn bản vẽ thì rẻ. Làm sau khi hoàn thiện thì phải đục.
Hạng mục 1: Quầy lễ tân đặt ở đâu, cần gì dưới mặt quầy
Khách sạn mini có thể không có người trực cả ngày. Nhưng vẫn cần một chỗ làm việc cho nhân viên: nhận phòng, in hoá đơn, giữ tiền, sạc máy.
Vị trí tốt là chỗ nhìn được cửa chính và chân cầu thang hoặc thang máy. Người ngồi quầy thấy ai ra vào mà không phải đứng dậy.
Dưới mặt quầy nên chừa:
- Ổ điện đủ cho máy tính, máy in nhỏ, sạc điện thoại, máy quét.
- Ít nhất một cổng mạng có dây, không chỉ dựa vào Wi-Fi.
- Khoảng trống cho két tiền, có khoá.
- Lỗ luồn dây gọn để không lộ dây ra mặt quầy.
Phần mềm quản lý khách sạn giờ chạy được trên điện thoại. Nhưng quầy vẫn là chỗ nhân viên quay về khi cần in, cần sạc, cần cất tiền.
Hạng mục 2: Tủ mạng trung tâm và ống chờ đi dây
Mọi thứ thông minh trong khách sạn đều cần mạng: phần mềm, khoá, camera, tivi. Mạng yếu thì phần mềm chậm, khoá không nhận lệnh.
Nên chọn một chỗ làm tủ mạng trung tâm: khô, thoáng, có ổ điện riêng, có khoá. Từ đây, dây mạng đi tới từng tầng.
Điều quan trọng là đi ống chờ âm tường, âm trần ngay khi làm phần thô. Ống chờ rộng hơn số dây hiện có. Sau này thêm dây chỉ cần luồn, không phải đục.
Hạng mục 3: Wi-Fi từng tầng, phủ tới cuối hành lang
Lỗi hay gặp là đặt một bộ phát Wi-Fi ở tầng trệt rồi mong nó phủ cả nhà. Tường gạch, cửa gỗ, cầu thang bê tông chặn sóng rất nhiều.
Nên tính mỗi tầng có điểm phát riêng, đặt trên trần hành lang. Mỗi điểm phát có dây mạng chạy về tủ trung tâm. Hành lang dài thì tính thêm điểm phát ở cuối.
Wi-Fi tốt không chỉ để khách lướt mạng. Nó còn là đường đi của nhiều thứ khác: điện thoại nhân viên mở phần mềm khi đứng ở hành lang, cổng nối của khoá cửa, tivi trong phòng. Khi nghiệm thu, hãy đứng ở cửa phòng xa nhất mỗi tầng và thử mạng thật.
Hạng mục 4: Chỗ đặt cổng nối của khoá thông minh
Đây là hạng mục hay bị quên nhất. Lý do nằm ở cách khoá thông minh làm việc với phần mềm.
Lấy ví dụ khoá TTLock, loại khoá thông minh mà phần mềm quản lý phòng có thể nối vào. Bạn có thể xem các dòng khoá trên trang TTLock. Khoá cần kết nối mạng thì phần mềm mới nạp mã từ xa được. Có hai cách: khoá có sẵn Wi-Fi, hoặc khoá đi kèm một cổng nối (gateway). Cổng nối là một hộp nhỏ cắm điện, bắt sóng của khoá ở gần và nối khoá với mạng Wi-Fi.
Với phần mềm quản lý phòng của Khachsanso, mỗi đặt phòng có một mã 6 số làm mật khẩu cửa. Khoá TTLock có cổng nối hoặc Wi-Fi thì mã được nạp lên khoá, có hiệu lực từ trước giờ nhận phòng 5 phút. Khách gia hạn thì mã tự nới. Trả phòng hay huỷ thì mã bị thu hồi. Khoá không kết nối thì TTLock sinh mã theo khung giờ. Chi tiết kỹ thuật có trong bài hướng dẫn nối khoá TTLock vào phần mềm quản lý.
Với người thiết kế, điều cần nhớ chỉ là: cổng nối cần ổ điện, cần ở gần các cửa nó phụ trách, và cần sóng Wi-Fi tốt. Vì vậy nên:
- Chừa ổ điện trên cao ở hành lang, gần nhóm cửa phòng, chỗ khách không với tới.
- Bố trí sao cho hộp nhỏ này khuất hoặc hợp với trần, tường, không thành vật lạ giữa hành lang.
- Thử sóng thực tế với khoá mẫu trước khi chốt vị trí. Tầm sóng tuỳ loại khoá và tường nhà, nên hỏi đơn vị lắp khoá.
Hạng mục 5: Khung cửa và cánh cửa hợp với loại khoá
Khoá thông minh không lắp được vào mọi cánh cửa. Độ dày cánh, chất liệu, vị trí lỗ khoá, hướng mở đều ảnh hưởng.
Vì vậy, nên chọn mẫu khoá trước khi đặt cửa. Lấy bản vẽ kỹ thuật của khoá đưa cho xưởng cửa. Xưởng khoét lỗ đúng kích thước ngay từ đầu, không phải khoét lại tại công trình.
Một số điểm nên lưu ý thêm:
- Nhiều loại khoá thông minh chạy pin. Chừa khoảng thao tác để thay pin dễ, không bị vướng tay nắm hay khung.
- Có đèn chiếu vào vùng bàn phím khoá. Khách tới khuya cần thấy rõ để bấm mã.
- Số phòng gắn ngang tầm mắt, gần khoá, dễ đọc khi hành lang tối.
Hạng mục 6: Cửa cổng chung và lối vào ban đêm
Khách sạn mini trong hẻm, nhà phố thường có cửa cổng hoặc cửa kính tầng trệt khoá lúc khuya. Khách tự vào phòng bằng mã, nhưng nếu cửa ngoài khoá thì vẫn đứng ở ngoài.
Cửa cổng chung cũng nên tính cùng hệ khoá với cửa phòng. Trong phần mềm Khachsanso, cửa cổng chung của từng chi nhánh cũng được cấp mã, bật tắt riêng được. Với thiết kế, hãy chừa điện và mạng cho cửa này giống như cửa phòng: ổ điện cho cổng nối, đèn chiếu vùng bàn phím, mái che mưa nếu cửa ở ngoài trời.
Hạng mục 7: Vị trí dán mã QR trong phòng
Nhiều khách sạn giờ dán một mã QR trong phòng. Khách quét để lấy Wi-Fi, gọi dịch vụ, báo sự cố kèm ảnh, gọi lễ tân. Đây là cách giảm bớt điện thoại gọi xuống quầy.
Chỗ dán nghe thì nhỏ, nhưng nên tính trên bản vẽ:
- Ngang tầm mắt khi ngồi hoặc đứng, gần đầu giường hoặc bàn làm việc.
- Nơi đủ sáng, không bị bóng đèn chiếu loá lên mặt mã.
- Tránh chỗ ẩm như cạnh bồn rửa, tránh chỗ dễ bị bóc.
- Dùng khung hoặc đế có thể thay mã mới. Mã bị lộ ra ngoài thì nên đổi.
Ở phần mềm Khachsanso, QR trong phòng là tính năng bật thêm, in theo chi nhánh và đổi được mã khi QR bị lộ. Mô tả đầy đủ có trên trang phần mềm vận hành homestay, khách sạn nhỏ cài riêng.
Bảng chừa hạ tầng: hạng mục, chừa gì, quên thì sao
| Hạng mục | Chừa gì ở bản vẽ | Phục vụ việc gì | Nếu quên |
|---|---|---|---|
| Quầy lễ tân | Ổ điện, cổng mạng, lỗ luồn dây, chỗ két | Máy tính, máy in, sạc, cất tiền | Dây nổi, ổ chia chằng chịt |
| Tủ mạng trung tâm | Chỗ khô thoáng, ổ điện riêng, ống chờ | Mạng cho cả toà | Đục tường để đi dây |
| Wi-Fi từng tầng | Dây mạng tới điểm phát trên trần hành lang | Điện thoại nhân viên, cổng nối khoá, tivi | Cuối hành lang mất sóng |
| Cổng nối của khoá | Ổ điện trên cao gần nhóm cửa | Nạp và thu hồi mã cửa từ xa | Khoá không nhận mã mới |
| Cánh cửa và khung | Lỗ khoét theo bản vẽ khoá | Lắp khoá thông minh đúng chuẩn | Khoét lại tại chỗ, hỏng cửa |
| Cửa cổng chung | Ổ điện, đèn, mái che | Khách tự vào ban đêm | Khách đứng ngoài cổng |
| QR trong phòng | Vị trí, khung thay được | Wi-Fi, gọi dịch vụ, báo sự cố | Dán tạm, bong tróc, khó thay |
Nói với chủ đầu tư ngay từ buổi đầu
Chủ đầu tư thường chưa nghĩ tới phần mềm khi đang chọn gạch, chọn đèn. Người thiết kế nên hỏi sớm: anh chị có định dùng khoá thông minh không, có định để khách tự nhận phòng không, có dùng phần mềm quản lý không. Ba câu trả lời đó quyết định bảy hạng mục trên.
Nếu chủ đầu tư còn đang so các phần mềm, có thể gửi họ danh sách phần mềm quản lý khách sạn phổ biến tại Việt Nam để tham khảo trước khi chốt thiết kế.
Đang thiết kế một khách sạn mini hay homestay và muốn biết phần mềm cần gì ở hạ tầng? Nhắn Zalo 0346 888 110, gửi kèm mặt bằng các tầng. Đội Khachsanso sẽ góp ý chỗ chừa điện, mạng và khoá nhé.
