Nhiều người mở quán cafe vì có ý tưởng hay, thích một không gian đẹp hoặc muốn tự kinh doanh. Nhưng khi bước vào thực tế, mở quán cafe không chỉ là thuê mặt bằng, mua máy pha và trang trí quán. Người mới cần chuẩn bị đúng từ mô hình, vốn, mặt bằng, thiết kế, menu đến vận hành. Bài viết này tổng hợp những kinh nghiệm mở quán cafe quan trọng nhất giúp chủ đầu tư mới bắt đầu đúng hướng và hạn chế rủi ro khi mở quán. Hãy xem ngay!
1. Đừng bắt đầu bằng decor, hãy bắt đầu từ mô hình kinh doanh
Người mới thường tìm mẫu quán đẹp trước rồi mới nghĩ đến cách vận hành đây là lỗi phổ biến nhất và cũng tốn kém nhất. Mô hình kinh doanh mới là thứ quyết định toàn bộ: quán bán mang đi, ngồi lại, sân vườn, coworking, check-in hay specialty sẽ cần thiết kế, thiết bị, menu và nhân sự hoàn toàn khác nhau. Người mới nên chọn mô hình dựa trên vốn hiện có, kinh nghiệm vận hành thực tế và tệp khách hàng quanh khu vực chứ không phải dựa trên mẫu quán đang viral trên mạng xã hội.
2. Xác định khách hàng mục tiêu trước khi chọn phong cách thiết kế
Muốn quán phù hợp với tất cả mọi người là cái bẫy phổ biến của người mới. Kết quả thường là concept bị loãng, menu dàn trải và thiết kế thiếu điểm nhớ. Khách văn phòng cần phục vụ nhanh, tiện và dễ ngồi trao đổi công việc. Sinh viên cần giá hợp lý và không gian thoải mái. Khách làm việc cần bàn ghế phù hợp, ổ cắm và ánh sáng đủ dùng nhiều giờ. Khách check-in cần mặt tiền ấn tượng, góc chụp rõ và điểm nhấn thị giác. Phong cách thiết kế phải đi theo khách hàng mục tiêu, không phải theo gu cá nhân của chủ quán.
3. Chọn mặt bằng theo khả năng vận hành, không chỉ theo vị trí đẹp
Mặt bằng vị trí tốt nhưng không phù hợp vận hành vẫn là mặt bằng tệ. Trước khi ký hợp đồng, cần kiểm tra kỹ những điểm sau: mặt tiền có dễ nhận diện không, có chỗ để xe không, diện tích có đủ cho quầy bar và khu ngồi và kho và khu rửa và WC không, hiện trạng điện nước có ổn không, cần cải tạo nhiều không, thời gian thuê có đủ dài để hoàn vốn không và chủ nhà có cho phép sửa chữa và làm biển bảng và cải tạo mặt tiền không. Nên khảo sát mặt bằng cùng người có kinh nghiệm thiết kế thi công F&B trước khi chốt thuê để tránh phát sinh chi phí không lường trước.
4. Tính vốn mở quán cafe theo cả chi phí setup và chi phí vận hành
Người mới thường chỉ tính tiền làm quán, nhưng quên tiền duy trì sau khai trương. Đây là lý do nhiều quán đẹp nhưng hụt hơi sau vài tháng đầu. Các nhóm chi phí cần tính đủ gồm: thuê và đặt cọc mặt bằng, thiết kế, thi công nội thất, thiết bị pha chế, bàn ghế và quầy bar và biển bảng và ánh sáng, nguyên liệu ban đầu, nhân sự, marketing khai trương, chi phí vận hành ba đến sáu tháng đầu và quỹ dự phòng phát sinh.
5. Ưu tiên thiết kế công năng trước khi làm đẹp không gian
Thiết kế công năng là phần người mới dễ xem nhẹ nhất và cũng là phần tốn kém nhất để sửa sau khi đã thi công xong. Một quán cafe đẹp nhưng vận hành rối sẽ rất khó đi đường dài. Các khu vực cần thiết kế rõ từ đầu gồm khu order, quầy bar, khu pickup, khu ngồi khách với bàn đơn và bàn nhóm, kho nguyên liệu, khu rửa, WC và lối đi riêng cho khách và nhân viên.
Những lỗi layout phổ biến nhất: quầy bar quá nhỏ so với lượng đơn hàng, khu order chắn lối vào gây tắc nghẽn, lối đi hẹp, bàn ghế kê quá dày, không có kho dẫn đến để nguyên liệu tràn ra khu làm việc và thiếu ổ cắm cho mô hình cafe làm việc. Thiết kế tốt không chỉ giúp quán đẹp hơn, mà còn giúp nhân viên phục vụ nhanh hơn, khách thoải mái hơn và giảm lỗi vận hành ngay từ những ngày đầu.
6. Xây menu gọn, dễ vận hành và có món chủ lực
Menu quá nhiều món là cái bẫy quen thuộc của người mới. Nó khiến quầy bar phức tạp hơn, tồn kho khó kiểm soát hơn, nhân sự khó đào tạo hơn và tốc độ ra đồ chậm đi trong giờ cao điểm. Nên có nhóm đồ uống chủ lực rõ ràng, một vài món signature để tạo điểm nhớ, ưu tiên món dễ chuẩn hóa công thức và menu phải phù hợp với thiết bị và diện tích quầy bar thực tế. Đừng chạy theo món trend nếu không phù hợp tệp khách và năng lực vận hành.
7. Chuẩn bị nhân sự, marketing và chạy thử trước khai trương
Không nên đợi sát ngày mở bán mới tuyển nhân sự hoặc bắt đầu truyền thông. Giai đoạn trước khai trương quyết định rất lớn đến trải nghiệm ban đầu của khách. Cần tuyển và đào tạo nhân sự đủ sớm để họ làm quen với menu, thiết bị, layout và quy trình trước khi phục vụ khách thật. Nên bắt đầu truyền thông từ giai đoạn thi công, hoàn thiện và test menu. Phải có soft opening để phát hiện lỗi trước khi khai trương chính thức. Khai trương không nên là ngày thử nghiệm.
Kinh nghiệm mở quán cafe cho người mới bắt đầu không nằm ở việc tìm một mẫu quán thật đẹp rồi làm theo. Điều quan trọng là chọn đúng mô hình, hiểu khách hàng mục tiêu, khảo sát mặt bằng kỹ, tính đủ vốn, thiết kế công năng hợp lý, xây menu vừa đủ, chuẩn bị nhân sự và chạy thử trước khai trương. Khi chuẩn bị đúng từ đầu, chủ đầu tư sẽ giảm được rủi ro phát sinh và có nền tảng tốt hơn để vận hành quán lâu dài.
Tại KenDesign, chúng tôi không chỉ tạo ra những không gian đẹp mắt mà còn phản ánh cá tính và phong cách riêng của bạn. Hãy để chúng tôi hiện thực hóa tầm nhìn của bạn với các giải pháp thiết kế - thi công nội thất riêng biệt. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay qua:
Fanpage: KenDesign để được tư vấn MIỄN PHÍ!
