Nhiều người thường nghĩ rằng chỉ cần vài chục nghìn đô là có thể mở một quán cafe nhỏ ở Úc. Thực tế lại khác xa. Một quán cafe thành công không chỉ cần mặt bằng đẹp hay chiếc máy pha cà phê đắt tiền, mà còn phụ thuộc vào khả năng lập ngân sách toàn diện ngay từ đầu. Nếu không chuẩn bị kỹ, dòng tiền sẽ “bốc hơi” chỉ sau vài tháng, khi những khoản phí tưởng như nhỏ nhặt lần lượt xuất hiện.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng phân tích toàn bộ cấu trúc chi phí khi khởi nghiệp quán cafe tại Úc, từ đó giúp bạn nhìn rõ con đường tài chính cần chuẩn bị và tránh được rủi ro “cạn vốn giữa chừng”.

Chi phí pháp lý – bước cửa ải không thể bỏ qua

Trước khi nghĩ đến menu hay trang trí, bạn cần giải quyết bài toán pháp lý. Việc thành lập công ty (Pty Ltd) hay đăng ký ABN là bắt buộc nếu muốn hoạt động hợp pháp. Ngoài ra, ngành F&B tại Úc yêu cầu chủ quán phải có Food Licence, tham gia khóa học Food Safety Supervisor, thậm chí thêm Liquor Licence nếu có phục vụ rượu.

Những thủ tục này không chỉ tiêu tốn tiền bạc mà còn thời gian. Trung bình, bạn phải dành ra từ vài ngàn đến hơn chục ngàn đô để hoàn tất hồ sơ, giấy tờ. Tuy nhiên, đừng xem đây là “chi phí chết” – vì chính nó đảm bảo quán của bạn không bị phạt, không bị đóng cửa chỉ sau vài tuần khai trương.

Mặt bằng – khoản đầu tư dài hạn

Ở các thành phố lớn như Sydney hay Melbourne, giá thuê mặt bằng có thể ngốn tới 40–50% tổng ngân sách. Chủ nhà thường yêu cầu đặt cọc từ một đến ba tháng, chưa kể bạn cần thuê luật sư để rà soát hợp đồng.

Điều đáng nói, mặt bằng không chỉ là nơi để bán cà phê. Đó là câu chuyện thương hiệu, là không gian khiến khách quay lại. Nhiều quán thất bại vì chọn mặt bằng quá rẻ nhưng thiếu lưu lượng khách, hoặc vị trí quá đắt nhưng doanh thu không bù nổi tiền thuê. Vì vậy, khi tính toán ngân sách, hãy nhìn xa ít nhất 12–18 tháng thay vì chỉ vài ba tháng đầu tiên.

Thiết kế & thi công – chi phí hay khoản đầu tư?

Không ít chủ quán sai lầm khi cắt giảm tối đa chi phí thiết kế, nghĩ rằng chỉ cần bàn ghế tạm ổn, sơn tường đẹp là đủ. Thực tế, một bản thiết kế chuyên nghiệp có thể tiết kiệm hàng chục nghìn đô trong quá trình vận hành.

Ví dụ, layout khoa học giúp barista di chuyển ít hơn, giảm thời gian phục vụ. Hệ thống ánh sáng và thông gió đúng chuẩn vừa tiết kiệm điện, vừa tạo cảm giác thoải mái cho khách. Quan trọng hơn, bản vẽ đạt chuẩn sẽ giúp bạn dễ dàng xin Development Approval từ Council – tránh rủi ro phải sửa chữa tốn kém.

Với KenDesign, chi phí thiết kế – thi công không đơn thuần là tiền bỏ ra, mà là khoản đầu tư mang lại lợi nhuận lâu dài.

Trang thiết bị – trái tim của quán cafe

Một chiếc máy pha cà phê chuyên nghiệp có thể lên tới vài chục nghìn đô, nhưng nó quyết định trực tiếp đến hương vị ly cà phê bạn phục vụ. Ngoài ra, còn có máy xay, tủ lạnh, lò nướng, bếp, hệ thống POS, bàn ghế… Tất cả đều góp phần tạo nên trải nghiệm trọn vẹn.

Nhiều người chọn mua thiết bị thanh lý từ các quán đóng cửa để tiết kiệm chi phí. Đây là lựa chọn thông minh nếu bạn biết kiểm tra kỹ. Tuy nhiên, rủi ro hỏng hóc, chi phí bảo hành, sửa chữa cũng cần được đưa vào ngân sách.

Chi phí vận hành ban đầu – “khoản quên” dễ giết chết quán

Rất nhiều chủ quán chỉ tính đến khâu khai trương mà quên rằng, để duy trì hoạt động trong 3–6 tháng đầu, bạn cần một lượng vốn lưu động không nhỏ.

Đó là tiền đặt cọc điện, nước, tiền nhập nguyên liệu, lương nhân viên, và đặc biệt là chi phí marketing. Không ai biết đến quán của bạn nếu không quảng bá. Những chiến dịch truyền thông ban đầu có thể chiếm tới 10–15% tổng vốn khởi nghiệp, nhưng lại quyết định ấn tượng đầu tiên của khách hàng.

Cách quản lý ngân sách thông minh

Điều quan trọng không phải là bạn có bao nhiêu tiền, mà là bạn quản lý và phân bổ số tiền đó thế nào. Một số nguyên tắc vàng bạn có thể áp dụng

• Dành ít nhất 20% vốn dự phòng cho những chi phí phát sinh.
• Đầu tư mạnh tay vào thiết kế, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và trải nghiệm khách hàng.
• Linh hoạt trong việc chọn thiết bị: kết hợp giữa mới và cũ để tối ưu chi phí.
• Lập kế hoạch dòng tiền ít nhất 12 tháng, thay vì chỉ chuẩn bị cho giai đoạn khai trương.

Lời khuyên từ KenDesign

Mở quán cafe ở Úc chưa bao giờ là hành trình dễ dàng, đặc biệt với những ai thiếu chuẩn bị về tài chính. Một kế hoạch chi tiết sẽ là “bản đồ” giúp bạn tránh sai lầm, kiểm soát rủi ro và đưa giấc mơ kinh doanh đến thành công.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác thiết kế – thi công quán cafe tại Úc vừa đẹp vừa tối ưu chi phí, KenDesign sẵn sàng đồng hành. Với kinh nghiệm triển khai hàng trăm dự án F&B quốc tế, chúng tôi sẽ giúp bạn biến ngân sách thành công cụ tạo lợi nhuận, thay vì gánh nặng.

Liên hệ ngay hôm nay để nhận tư vấn và báo giá minh bạch, rõ ràng!