Mở quán cafe là một hành trình đầy cảm xúc, nhưng cũng là nơi mà những tay mơ dễ dàng đánh rơi tiền tỷ chỉ vì những quyết định sai lầm trong giai đoạn setup. Có một nghịch lý trong ngành F&B: Không phải cứ đổ nhiều tiền là quán sẽ đông khách. Thực tế, nhiều chủ quán đã chi quá tay vào những hạng mục không hề mang lại doanh thu. 

Nếu bạn đang lên kế hoạch mở quán và muốn bảo vệ túi tiền của mình, hãy cùng bóc tách những khoản chi lãng phí và không cần thiết nhất dưới đây.

1. Đầu tư quá mức vào Decor "theo trend" nhưng thiếu tính công năng

Đây là cái bẫy lớn nhất mà các chủ quán trẻ thường mắc phải. Chúng ta thường bị mê hoặc bởi những tấm hình trên Pinterest hay các quán cafe nổi tiếng trên Instagram và muốn mang tất cả về quán của mình.

Tại sao đây là sự lãng phí?

- Nhanh lỗi thời: Những phong cách quá rầm rộ (trend) thường chỉ kéo dài được 6-12 tháng. Khi xu hướng qua đi, không gian của bạn trở nên cũ kỹ và nhàm chán trong mắt khách hàng. Để bắt kịp trend mới, bạn lại phải đập đi xây lại – một vòng lặp tốn kém kinh khủng.

- Đồ decor đắt đỏ nhưng dễ hỏng: Những bộ đèn chùm pha lê, những bức tượng nghệ thuật hay các loại cây cảnh khó chăm sóc thường ngốn một khoản kinh phí khổng lồ nhưng không giúp ly cafe của bạn ngon hơn.

- Thiếu tính ứng dụng: Nhiều quán đầu tư bàn ghế rất đẹp nhưng ngồi cực kỳ đau lưng hoặc không phù hợp để khách làm việc, dẫn đến việc khách chỉ đến chụp ảnh một lần rồi không bao giờ quay lại.

Lời khuyên tối ưu

Hãy tập trung vào phong cách không dễ lỗi thời hoặc thiết kế tối giản. Thay vì mua đồ decor đắt tiền, hãy tập trung vào ánh sáng và sự thoải mái của bàn ghế. Một không gian sạch sẽ, thoáng đãng và có gu riêng luôn bền vững hơn những thứ hào nhoáng nhất thời.

2. Máy móc thiết bị quá tải so với nhu cầu thực tế

Nhiều người mới bắt đầu thường bị các đơn vị cung cấp thiết bị thuyết phục mua những dòng máy pha cafe (Espresso machine) đời mới nhất, công suất phục vụ 500 ly/giờ trong khi quán chỉ có 20 chỗ ngồi.

Sự lãng phí nằm ở đâu?

- Dư thừa công suất: Bạn bỏ ra 200-300 triệu cho một bộ máy pha cafe "khủng" nhưng mỗi ngày chỉ bán được 30-50 ly. Điều này không chỉ lãng phí vốn mà còn khiến máy nhanh hỏng do không được vận hành đúng công suất thiết kế.

- Chi phí bảo trì cao: Máy càng hiện đại, linh kiện càng đắt đỏ và khó tìm. Mỗi lần bảo dưỡng hay hỏng hóc, bạn sẽ lại mất thêm một khoản tiền không nhỏ.

Cách chi tiêu thông minh

Hãy chọn máy pha cafe dựa trên dự báo lượng khách thực tế. Với quán nhỏ, một chiếc máy một group (1-group machine) của các thương hiệu uy tín là quá đủ. Số tiền tiết kiệm được có thể lên tới 100 triệu hãy dùng để đầu tư vào chất lượng hạt cafe hoặc đào tạo nhân viên.

3. In ấn Menu và bao bì quá cầu kỳ ngay từ đầu

Đừng vội vàng in hàng ngàn chiếc ly sứ có logo, bao đường in tên quán hay những cuốn menu bọc da sang trọng khi bạn chưa vận hành thử.

Tại sao bạn không nên?

- Menu sẽ thay đổi: Trong 1-3 tháng đầu, bạn sẽ nhận ra món này khách không thích, món kia cần chỉnh sửa công thức hoặc giá cả cần điều chỉnh. Nếu đã in menu cứng hàng loạt, việc thay đổi sẽ cực kỳ tốn kém và nhìn rất nhem nhuốc nếu bạn dán đè giá mới lên.

- Lãng phí bao bì: In logo lên ly nhựa, túi giấy với số lượng lớn để có giá rẻ là một sai lầm nếu quán thay đổi nhận diện thương hiệu hoặc mô hình kinh doanh sau này.

Giải pháp

Giai đoạn đầu, hãy sử dụng menu dạng kẹp hoặc bảng đen viết phấn để dễ dàng thay đổi. Với bao bì, hãy dùng các loại trung tính và dùng con dấu gỗ để đóng logo lên. Cách này vừa mang lại cảm giác thủ công ấm áp, vừa linh hoạt và tiết kiệm.

4. Thuê quá nhiều nhân viên khi chưa có khách

Nhiều chủ quán vì muốn vẻ ngoài chuyên nghiệp nên ngay ngày khai trương đã thuê đủ: 2 bảo vệ, 3 phục vụ, 2 pha chế, 1 tạp vụ.

Trong những tháng đầu, lượng khách thường không ổn định. Việc trả lương cho một đội ngũ đông đảo khi quán vắng khách là con đường ngắn nhất dẫn đến thâm hụt vốn. Hơn nữa, quá nhiều nhân viên nhàn rỗi sẽ tạo ra bầu không khí uể oải trong quán.

Hãy bắt đầu với đội ngũ tối thiểu. Chủ quán nên là người trực tiếp tham gia vào các khâu để hiểu quy trình và gắn kết với khách hàng. Khi lượng khách bắt đầu ổn định và quá tải, lúc đó mới tính đến việc tuyển thêm nhân sự part-time.

5. Đốt tiền vào quảng cáo sai cách

Nhiều người nghĩ rằng cứ chạy quảng cáo Facebook, thuê KOLs rầm rộ là quán sẽ đông. Thực tế, nếu cốt lõi đồ uống và dịch vụ chưa tốt, việc kéo khách đến chỉ làm quán chịu tác động xấu hơn vì những đánh giá tiêu cực sẽ lan truyền chóng mặt.

Sự lãng phí ở đây là:

- Quảng cáo tràn lan: Nhắm vào những người ở quá xa quán, không có khả năng quay lại thường xuyên.

- Thuê KOLs không phù hợp: Thuê một bạn TikToker chuyên review đồ ăn vặt để quảng cáo cho một quán cafe yên tĩnh đọc sách là một sự lãng phí vô ích.

Cách làm đúng:

Hãy tập trung vào marketing tại chỗ và tiếp cận khách địa phương. Hãy chăm sóc thật tốt những khách hàng trong bán kính 2km xung quanh quán. Một khách hàng trung thành quay lại 10 lần có giá trị hơn rất nhiều so với 10 khách đến một lần rồi đi. Hãy kể câu chuyện của quán bằng chính sự chân thành thay vì những lời quảng cáo sáo rỗng.

6. Những chi phí vặt nhưng cộng dồn cực lớn

- Mua quá nhiều nguyên liệu tồn kho: Lo sợ hết hàng nên nhập quá nhiều, dẫn đến nguyên liệu hết hạn, giảm chất lượng hương vị.

- Đăng ký quá nhiều phần mềm: Mua phần mềm quản lý, phần mềm kế toán, phần mềm marketing... trong khi một quán nhỏ chỉ cần một máy tính tiền đơn giản là đủ.

- Điện năng lãng phí: Đầu tư hệ thống đèn trang trí bật 24/7 hoặc máy lạnh công suất quá lớn không cần thiết.

Tổng kết: Tư duy tối ưu chi phí khởi nghiệp cafe

Mở quán cafe là một bài toán về sự ưu tiên. Thay vì hỏi "Tôi cần mua thêm cái gì?", hãy luôn tự hỏi: "Nếu không có cái này, quán có vận hành được không?".

Lãng phí lớn nhất không nằm ở những món đồ đắt tiền, mà nằm ở cái tôi của chủ quán. Đừng cố gắng tạo ra một không gian để thỏa mãn sở thích cá nhân nếu nó không mang lại giá trị cho khách hàng hoặc lợi nhuận cho quán.

Hãy giữ cho mình một khoản vốn dự phòng thật dày bằng cách cắt bỏ những khoản chi lãng phí phía trên. Sự tinh gọn và linh hoạt chính là chìa khóa để bạn vượt qua giai đoạn 6 tháng đầu đầy sóng gió.

Checklist cắt giảm lãng phí cho bạn

1. Kiểm tra lại bảng máy móc: Đã đúng công suất chưa hay đang quá tải?

2.  Rà soát menu: Có món nào nguyên liệu quá đắt mà ít người gọi không? Loại bỏ ngay!

3. Đánh giá lại nhân sự: Bạn có thể kiêm nhiệm thêm vị trí nào không?

4. Nội thất: Có món nào không phục vụ chỗ ngồi không?

Hy vọng bài viết này mang lại cái nhìn thực tế và giúp bạn bảo vệ được nguồn vốn quý báu của mình. Chúc quán cafe của bạn khởi đầu thuận lợi và bền vững!