Mở nhà hàng hay quán cafe tại Nhật Bản không chỉ đòi hỏi đam mê ẩm thực mà còn cần hiểu rõ hệ thống pháp lý phức tạp. Khác với Việt Nam, Nhật yêu cầu từng giấy phép, tiêu chuẩn vệ sinh, phòng cháy chữa cháy, môi trường và an toàn lao động phải đạt chuẩn tuyệt đối. Nếu không nắm rõ, bạn sẽ dễ gặp rủi ro về pháp lý, chi phí phát sinh và thời gian kéo dài.

KenDesign – đơn vị thiết kế F&B cho người Việt tại nước ngoài đã đồng hành cùng nhiều chủ đầu tư tại Nhật, giúp họ không chỉ có không gian mang hồn Việt mà còn đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý, từ giấy phép kinh doanh đến phê duyệt thi công.

1. Giấy phép kinh doanh

Mọi quán cafe, nhà hàng tại Nhật đều bắt buộc có giấy phép kinh doanh hợp pháp (Eigyo Kyoka). Người Việt khi mở quán thường gặp khó khăn trong việc xác định loại giấy phép phù hợp, điền hồ sơ chính xác, và chuẩn bị bản vẽ kỹ thuật theo yêu cầu cơ quan địa phương.

Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc bản vẽ không đúng chuẩn, cơ quan quản lý sẽ trả lại, kéo dài thời gian xin phép. KenDesign hỗ trợ chủ đầu tư Việt bằng cách chuẩn bị bản vẽ kỹ thuật, tư vấn chi tiết từng loại giấy phép, đảm bảo hồ sơ đầy đủ và chính xác từ đầu.

2. Vệ sinh an toàn thực phẩm 

Người mở nhà hàng, quán cafe tại Nhật phải tuân thủ tiêu chuẩn vệ sinh nghiêm ngặt (Shokuhin Eisei Kyoka). Điều này bao gồm quản lý nguyên liệu, bảo quản thực phẩm, vệ sinh bếp, và có người chịu trách nhiệm vệ sinh.

Chứng chỉ vệ sinh phải được đào tạo qua các khóa học địa phương. Nhiều chủ đầu tư Việt gặp khó khăn do rào cản ngôn ngữ và quy trình phức tạp. Với kinh nghiệm triển khai nhiều dự án tại Nhật, KenDesign tư vấn chi tiết các yêu cầu vệ sinh, kết hợp bố trí không gian bếp hợp lý, giúp dễ dàng xin giấy phép và vận hành an toàn.

3. Phòng cháy chữa cháy 

Hệ thống PCCC tại Nhật rất nghiêm ngặt. Quán cafe hay nhà hàng phải đảm bảo lối thoát hiểm, biển báo, thiết bị chữa cháy và hệ thống báo cháy đúng tiêu chuẩn. Sai sót nhỏ như bố trí hành lang, khoảng cách lối thoát hoặc số lượng bình chữa cháy cũng có thể dẫn đến việc cơ quan chức năng yêu cầu sửa đổi.

KenDesign không chỉ tư vấn thiết kế không gian hợp lý, mà còn phối hợp với chuyên gia địa phương để đảm bảo tiêu chuẩn PCCC được tuân thủ từ bản vẽ đến thi công.

4. Quy định về môi trường và xử lý chất thải

Nhà hàng và quán cafe tại Nhật phải xử lý nước thải, dầu mỡ và rác thải thực phẩm theo chuẩn. Hệ thống lọc dầu mỡ, phân loại rác, và xử lý thực phẩm thừa cần được thiết kế chính xác ngay từ đầu.

Nếu sai lệch, chủ quán có thể bị phạt hoặc đình chỉ hoạt động. KenDesign giúp lựa chọn hệ thống phù hợp, tư vấn vật liệu và bố trí không gian sao cho vừa đáp ứng môi trường, vừa tối ưu chi phí và vận hành.

>>> Xem thêm: Những khó khăn người Việt gặp phải khi mở nhà hàng tại Nhật Bản

5. Tiêu chuẩn không gian và bản vẽ kỹ thuật

Nhật Bản có tiêu chuẩn nghiêm ngặt về diện tích, chiều cao trần, lối đi, bố trí bàn ghế và khu bếp. Một bản vẽ không đúng chuẩn sẽ bị trả lại nhiều lần, làm tăng chi phí và kéo dài thời gian.

KenDesign đảm bảo bản vẽ thiết kế nhà hàng, quán cafe tại Nhật vừa chuẩn hóa về pháp lý, vừa giữ được phong cách Việt, giúp chủ đầu tư tránh sai sót và tiết kiệm thời gian.

6. Luật lao động và an toàn nhân viên

Nhân viên tại Nhật cần tuân thủ luật lao động về giờ làm, bảo hiểm xã hội và hợp đồng lao động. Chủ đầu tư Việt chưa nắm rõ luật dễ vi phạm, dẫn đến phạt tiền hoặc kiện tụng. KenDesign tư vấn về bố trí nhân sự, quy trình vận hành và phối hợp đối tác địa phương để đảm bảo hoạt động hợp pháp và an toàn.

7. Kiểm tra và phê duyệt cuối cùng

Sau khi hoàn thiện xây dựng, cơ quan chức năng sẽ kiểm tra thực địa trước khi cấp phép hoạt động. Nếu chuẩn bị hồ sơ, bản vẽ và không gian chưa đạt yêu cầu, chủ quán phải sửa đổi nhiều lần. KenDesign hỗ trợ chủ đầu tư chuẩn bị hồ sơ, kiểm tra thực địa trước khi xin phép, giúp quy trình suôn sẻ và nhanh chóng.

Những lỗi phổ biến khi làm thủ tục pháp lý

Khi mở nhà hàng, quán cafe tại Nhật, nhiều chủ đầu tư người Việt thường mắc phải những sai lầm tưởng chừng nhỏ nhưng có thể gây trì hoãn dự án. Một trong số đó là việc bản vẽ thiết kế không tuân thủ tiêu chuẩn PCCC và vệ sinh. Ví dụ, lối thoát hiểm quá hẹp, vị trí chậu rửa không đúng quy định hay hệ thống thông gió chưa đạt chuẩn sẽ khiến cơ quan thẩm quyền yêu cầu sửa đổi trước khi cấp phép.

Nhiều chủ quán cũng thường bỏ qua bước kiểm tra hồ sơ pháp lý trước khi nộp, dẫn đến thiếu giấy tờ quan trọng như giấy chứng nhận an toàn thực phẩm, hợp đồng thuê mặt bằng hợp lệ hay bản cam kết về quản lý chất thải. Ngoài ra, việc dịch thuật hồ sơ không chính xác cũng là lý do phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian xin phép.

Một sai lầm khác mà KenDesign từng ghi nhận là thiết kế không phù hợp với loại hình kinh doanh. Ví dụ, quán cafe take-away yêu cầu bố trí quầy và khu vực khách riêng, khác với nhà hàng ngồi tại chỗ. Nếu bản vẽ không phản ánh đúng loại hình, cơ quan chức năng sẽ không chấp nhận hồ sơ. Những lỗi này có thể khiến bạn tốn thêm chi phí, kéo dài thời gian và đôi khi phải điều chỉnh toàn bộ thiết kế.

Hiểu được những khó khăn này, KenDesign luôn hỗ trợ khách hàng kiểm tra kỹ lưỡng từng hạng mục hồ sơ, đảm bảo mọi yêu cầu pháp lý đều được đáp ứng trước khi nộp, giúp chủ đầu tư yên tâm và tiết kiệm thời gian.

KenDesign – Đồng hành cùng chủ đầu tư Việt tại Nhật

Mở nhà hàng, quán cafe tại Nhật là hành trình nhiều thử thách, từ pháp lý, chi phí đến vận hành. KenDesign không chỉ là đơn vị thiết kế, mà còn là người hướng dẫn và đồng hành toàn diện, giúp khách hàng Việt:

• Hiểu rõ từng bước pháp lý và thủ tục cấp phép.

• Tối ưu không gian, chi phí và công năng vận hành.

• Giữ hồn Việt trong không gian, tạo trải nghiệm ấn tượng cho khách Nhật.

Với kinh nghiệm triển khai nhiều dự án thực tế tại Nhật, KenDesign giúp chủ đầu tư đi từ ý tưởng đến bản vẽ hoàn chỉnh, từ hồ sơ pháp lý đến khai trương thành công, tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro không đáng có.

>>> Xem thêm: 5 mô hình dễ dàng thành công khi mở nhà hàng tại Nhật Bản