Nhiều người bắt đầu mở quán cafe bằng một ý tưởng rất đẹp. Nhưng khi bắt tay vào làm lại phát sinh hàng tỷ vấn đề và tất cả đến cùng lúc. Đây là lý do vì sao nhiều quán cafe mở ra lại đóng cửa chỉ sau vài tháng. Vậy thì mở quán cafe cần chuẩn bị những gì? Bài viết này tổng hợp đầy đủ những gì cần chuẩn bị trước khi mở quán cafe. Hãy xem ngay!
Vì sao cần chuẩn bị kỹ trước khi mở quán cafe?
Mở quán cafe là quyết định đầu tư thực sự, không phải sở thích. Chi phí setup một quán cafe từ trung bình đến tốt thường cao hơn nhiều so với dự tính ban đầu, và phần lớn chi phí phát sinh đến từ việc chuẩn bị thiếu hoặc quyết định theo cảm tính. Một mặt bằng thuê vội, một layout không tối ưu hay một concept mơ hồ đều có thể dẫn đến chi phí sửa sai lớn hơn nhiều so với chi phí chuẩn bị kỹ từ đầu. Chuẩn bị kỹ không có nghĩa là mất nhiều thời gian hơn mà là tránh được những quyết định phải làm lại tốn kém hơn.
Bước 1: Xác định mô hình quán cafe muốn kinh doanh
Vì sao phải chọn mô hình trước khi thiết kế?
Mô hình quyết định gần như toàn bộ phần phía sau: diện tích cần thiết, loại mặt bằng phù hợp, menu, quầy bar, phong cách thiết kế, thiết bị, số nhân sự, chi phí đầu tư và cách marketing. Một quán cafe coworking cũng không thể vận hành giống cafe check-in. Nếu chọn mô hình sau khi đã thuê mặt bằng, chủ đầu tư thường phải điều chỉnh lại thiết kế nhiều lần và phát sinh chi phí không cần thiết.
Các mô hình quán cafe phổ biến hiện nay
Cafe take-away: phù hợp khu văn phòng hoặc chỗ đông người qua lại, cần diện tích nhỏ và quầy order nhanh.
Cafe ngồi lại truyền thống: phù hợp tệp khách thư giãn, cần không gian thoải mái và bàn ghế đủ chất lượng.
Cafe sân vườn: khai thác yếu tố thiên nhiên, cần mặt bằng rộng và vật liệu chịu thời tiết.
Cafe coworking: phục vụ nhóm làm việc và học tập, cần wifi mạnh, ổ cắm đủ và bàn ghế ergonomic.
Cafe specialty: tập trung vào chất lượng cà phê, cần barista có chuyên môn và quầy bar được thiết kế kỹ.
Cafe check-in: ưu tiên yếu tố thị giác và điểm nhận diện để thu hút khách chụp ảnh chia sẻ.
Ngoài ra còn có cafe kết hợp bánh, cafe theo concept địa phương, cafe trong trung tâm thương mại và cafe kết hợp workshop.
Chủ đầu tư mới nên chọn mô hình theo tiêu chí nào?
Cần cân nhắc đồng thời vốn đầu tư hiện có, đặc điểm mặt bằng đang có hoặc đang tìm, tệp khách hàng mục tiêu trong khu vực, khả năng vận hành thực tế của đội ngũ, mức độ cạnh tranh xung quanh và khả năng mở rộng thêm chi nhánh sau này. Mô hình tốt nhất không phải là mô hình đang trend, mà là mô hình phù hợp nhất với tổng hòa các yếu tố đó.
Bước 2: Xác định khách hàng mục tiêu
Không thể thiết kế quán cafe cho "tất cả mọi người"
Một lỗi khá phổ biến là chủ đầu tư muốn quán vừa hợp sinh viên, vừa hợp dân văn phòng, vừa hợp gia đình, vừa hợp khách check-in. Điều này dễ khiến concept bị loãng, menu dàn trải, thiết kế thiếu điểm nhấn và trải nghiệm không rõ ràng. Một quán cafe định vị rõ tệp khách thường dễ truyền thông, dễ tạo khách quen và dễ phát triển hơn nhiều.
Tệp khách hàng ảnh hưởng đến thiết kế như thế nào?
Mỗi nhóm khách có nhu cầu không gian khác nhau. Khách văn phòng cần ghế ngồi thoải mái, ổ cắm, ánh sáng vừa đủ để làm việc lâu. Khách check-in cần góc chụp rõ, mặt tiền nhận diện và điểm nhấn thị giác. Khách take-away cần quầy order nhanh, luồng pickup rõ và không gian thông thoáng. Hiểu đúng tệp khách từ đầu giúp thiết kế phục vụ đúng người, thay vì cố gắng làm hài lòng tất cả mà không làm tốt cho ai.
Bước 3: Nghiên cứu thị trường và đối thủ khu vực
Cần khảo sát gì trước khi mở quán cafe?
Trước khi chốt mặt bằng hay bắt đầu thiết kế, cần trả lời được: khu vực có đủ lượng khách mục tiêu không, đối thủ trực tiếp là ai và đang định vị ra sao, giá bán trung bình trong khu vực là bao nhiêu, khách đông vào khung giờ nào trong ngày, mặt bằng có dễ nhận diện từ đường không, có chỗ để xe không và khu vực phù hợp với bán tại chỗ, take-away hay delivery.
Đừng chỉ khảo sát quán đông khách
Không chỉ nhìn quán nào đẹp hay đông. Cần quan sát quầy bar, cách nhân viên order, tốc độ ra đồ, vị trí ngồi của khách, lối đi, khu lấy đồ, khu thanh toán và điểm khách thường bị tắc. Những quan sát này giúp chủ đầu tư hiểu thiết kế ảnh hưởng đến vận hành ra sao và học được những bài học thực tế mà không cần phải trả học phí bằng chi phí sửa sai của chính mình.
Bước 4: Chuẩn bị vốn và dự toán chi phí mở quán cafe
Mở quán cafe cần chuẩn bị những khoản chi phí nào?
Các nhóm chi phí cần tính đủ gồm: chi phí thuê và đặt cọc mặt bằng, chi phí thiết kế, chi phí thi công nội thất, chi phí thiết bị pha chế, chi phí bàn ghế và quầy bar, ánh sáng và biển bảng, chi phí nguyên vật liệu ban đầu, chi phí nhân sự, chi phí pháp lý, chi phí marketing khai trương và đặc biệt là chi phí dự phòng vận hành trong ba đến sáu tháng đầu.
Vì sao không nên chỉ tính chi phí setup ban đầu?
Nhiều chủ đầu tư chỉ tính tiền làm quán mà quên vốn vận hành. Sau khai trương, quán vẫn cần tiền thuê mặt bằng, lương nhân sự, nguyên liệu, điện nước, marketing và chi phí bảo trì trong khi doanh thu thường chưa ổn định ngay trong những tháng đầu. Đây là nguyên nhân phổ biến nhất khiến quán gặp khó khăn về dòng tiền dù khai trương đông khách. Luôn cần có quỹ dự phòng riêng, không dồn toàn bộ vốn vào phần setup.
Bước 5: Chọn mặt bằng phù hợp với mô hình quán cafe
Mặt bằng đẹp chưa chắc đã phù hợp để mở quán cafe
Một mặt bằng đông người qua lại nhưng diện tích quá hẹp, không có chỗ để xe, mặt tiền khó nhận diện hoặc kết cấu khó cải tạo vẫn có thể gây rủi ro lớn. Mặt bằng cần phù hợp với mô hình và tệp khách, không chỉ phù hợp với cảm giác "vị trí đẹp".
Checklist chọn mặt bằng quán cafe
Trước khi ký hợp đồng, cần kiểm tra: diện tích sử dụng thực tế sau khi trừ cột và kết cấu, mặt tiền và khả năng nhận diện từ đường, lối vào và chỗ để xe cho khách, chiều cao trần, hiện trạng điện nước, khu vực có thể đặt quầy bar và kho, khả năng xử lý mùi và âm thanh, khả năng cải tạo theo ý muốn và điều khoản thuê cùng thời hạn thuê.
Mặt bằng ảnh hưởng đến chi phí thiết kế thi công như thế nào?
Mặt bằng cũ xuống cấp, thiếu điện nước đủ công suất, trần thấp, kết cấu phức tạp hoặc phải cải tạo nhiều sẽ làm chi phí thi công tăng đáng kể so với dự toán ban đầu. Đây là lý do nên khảo sát kỹ, tốt nhất là cùng với đơn vị thiết kế thi công có kinh nghiệm trước khi chốt thuê hoặc ký hợp đồng dài hạn.
Bước 6: Xây dựng concept và phong cách thiết kế
Concept quán cafe là gì?
Concept không chỉ là chọn màu đẹp hay mua vài món decor trên mạng. Concept là tinh thần tổng thể của quán: khách đến vì điều gì, họ nhớ gì sau khi rời đi, không gian kể câu chuyện gì và thương hiệu khác gì so với đối thủ cùng khu vực. Một concept rõ ràng giúp thiết kế, menu, nhân sự và truyền thông đi theo cùng một hướng thay vì mỗi phần làm theo một gu riêng.
Các yếu tố tạo nên concept quán cafe
Concept được tạo nên từ tổng hòa nhiều yếu tố: tên thương hiệu, logo và nhận diện, phong cách thiết kế, màu sắc chủ đạo, vật liệu, ánh sáng, âm nhạc, mùi hương, menu, đồng phục, bao bì và trải nghiệm khách hàng tổng thể. Tất cả cần nhất quán với nhau.
Chọn phong cách thiết kế theo khách hàng mục tiêu
Cafe hiện đại tối giản phù hợp với nhóm văn phòng và khách trẻ đô thị. Cafe tropical và sân vườn phù hợp với khách thư giãn và gia đình. Cafe industrial có cá tính mạnh phù hợp với nhóm sáng tạo. Cafe coworking cần thiết kế hỗ trợ làm việc lâu. Cafe phong cách địa phương phù hợp với mô hình du lịch trải nghiệm. Điểm mấu chốt: phong cách thiết kế nên được chọn dựa trên tệp khách hàng mục tiêu, không phải dựa trên xu hướng hoặc sở thích cá nhân của chủ đầu tư.
Bước 7: Thiết kế công năng quán cafe
Vì sao công năng quan trọng hơn nhiều người nghĩ?
Một quán cafe đẹp nhưng quầy bar tắc, nhân viên di chuyển xa, khách order bất tiện hoặc bàn ghế kê không hợp lý sẽ rất khó vận hành lâu dài. Vị trí và diện tích quầy bar, lối đi nhân viên, khu pickup và khu thanh toán ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ phục vụ và trải nghiệm khách hàng đặc biệt trong giờ cao điểm.
Những khu vực cần thiết kế trong quán cafe
Một quán cafe đầy đủ cần tính đến: khu mặt tiền và đón khách, khu order, quầy bar và khu pha chế, khu pickup, khu ngồi khách với bàn nhóm và bàn đơn riêng biệt, khu check-in nếu mô hình cần, kho nguyên liệu, khu rửa, WC, khu nhân viên và khu kỹ thuật. Bỏ sót bất kỳ khu nào trong quá trình lên mặt bằng công năng đều dẫn đến bất tiện vận hành sau này.
Những luồng di chuyển cần tính trước
Thiết kế tốt cần tính đồng thời nhiều luồng: luồng khách vào quán, luồng khách order và nhận đồ, luồng nhân viên pha chế và phục vụ, luồng nhập hàng, luồng dọn rửa và luồng giao hàng take-away. Khi các luồng này bị chồng chéo nhau, vận hành sẽ trở nên rối và tốn thêm nhân lực để xử lý những vấn đề đáng lẽ không cần xuất hiện.
Bước 8: Chuẩn bị menu và nguồn cung nguyên liệu
Menu phải phù hợp với mô hình, không phải càng nhiều món càng tốt
Một menu tốt cần cân bằng giữa đồ uống chủ lực, món dễ vận hành, biên lợi nhuận tốt, tốc độ pha chế và khả năng kiểm soát nguyên liệu. Nếu menu quá rộng, quầy bar cần nhiều thiết bị hơn, nhân sự khó đào tạo hơn và tồn kho trở nên phức tạp hơn. Menu gọn và rõ thường vận hành ổn định hơn và tạo doanh thu hiệu quả hơn menu dàn trải.
Cần chuẩn bị nguồn cung gì?
Trước khai trương cần xác định và thử nghiệm nguồn cung cho hạt cà phê, sữa và kem, syrup và topping, trà, bánh hoặc đồ ăn nhẹ nếu có, ly và bao bì, thiết bị pha chế cùng đơn vị bảo trì thiết bị và nhà cung cấp dự phòng. Không nên phụ thuộc vào một nguồn cung duy nhất đặc biệt với hạt cà phê, biến động giá và nguồn cung trên thị trường quốc tế có thể ảnh hưởng đáng kể đến chi phí vận hành.
Bước 9: Chuẩn bị thiết bị, nội thất và vật liệu
Thiết bị pha chế cần dựa trên menu
Không nên mua thiết bị theo cảm tính hay vì thấy quán khác dùng. Menu quyết định loại và số lượng thiết bị cần có: máy pha espresso, máy xay, máy ép, tủ mát, máy làm đá, máy định lượng, khu rửa và diện tích quầy bar. Mua thừa thiết bị tốn chi phí đầu tư và chiếm diện tích, mua thiếu dẫn đến tắc công đoạn pha chế trong giờ cao điểm.
Nội thất cần phù hợp công suất và thời gian khách ngồi
Cafe take-away không cần nhiều bàn ghế nhưng cần khu chờ thoải mái. Cafe làm việc cần ghế đủ thoải mái để ngồi nhiều giờ và bàn đủ sâu để đặt laptop. Cafe check-in cần điểm nhìn và góc chụp hơn số lượng bàn. Cafe sân vườn cần vật liệu chịu được thời tiết và dễ vệ sinh. Cafe đông khách cần bàn ghế bền, nhẹ và dễ di chuyển.
Vật liệu nên chọn theo vận hành, không chỉ theo thẩm mỹ
Vật liệu cần dễ vệ sinh hàng ngày, bền với tần suất sử dụng cao, dễ bảo trì và thay thế khi hỏng hóc, phù hợp ngân sách và không đòi hỏi chăm sóc đặc biệt. Vật liệu trông đẹp trên bản vẽ 3D nhưng khó lau chùi hay dễ trầy xước sau vài tháng sử dụng sẽ khiến quán nhanh xuống cấp và chi phí bảo trì tăng dần theo thời gian.
Bước 10: Chuẩn bị pháp lý và các điều kiện vận hành cơ bản
Các nhóm giấy tờ chủ đầu tư nên kiểm tra
Cần kiểm tra sớm: đăng ký kinh doanh hoặc hộ kinh doanh, hợp đồng thuê mặt bằng và các điều khoản liên quan, điều kiện an toàn thực phẩm khi phục vụ đồ uống và đồ ăn, quy định phòng cháy chữa cháy theo loại mặt bằng, quy định về biển bảng và bảng hiệu ngoài trời, cùng các vấn đề về hóa đơn và thuế nếu vận hành ở quy mô lớn hơn.
Vì sao nên kiểm tra pháp lý trước khi thi công?
Nếu mặt bằng không đủ điều kiện cải tạo, vướng vào khu vực quy hoạch của nhà nước không phù hợp mục đích kinh doanh hoặc vướng quy định kỹ thuật như PCCC hay thoát hiểm, chủ đầu tư có thể mất toàn bộ chi phí thiết kế và một phần chi phí thi công hoặc phải sửa lại tốn kém sau khi đã đầu tư. Kiểm tra pháp lý sớm là bước tiết kiệm chi phí thực tế nhất trong toàn bộ quá trình chuẩn bị.
Bước 11: Tuyển dụng và xây dựng quy trình vận hành
Nhân sự cần chuẩn bị trước khai trương
Tùy quy mô, cần tuyển đủ quản lý cửa hàng, barista, nhân viên phục vụ, thu ngân, nhân viên tạp vụ và nhân viên bếp hoặc bánh nếu có phục vụ đồ ăn. Không nên tuyển quá sát ngày khai trương vì nhân sự cần thời gian làm quen với menu, thiết bị, layout và quy trình trước khi phục vụ khách thật.
Quy trình vận hành cần có
Cần có quy trình rõ cho từng công đoạn: order, pha chế, ra đồ, phục vụ, dọn bàn, nhập hàng, kiểm kho, xử lý phản hồi khách hàng và đóng mở ca. Khi quy trình được viết ra và đào tạo đồng đều, quán vận hành ổn định hơn và ít phụ thuộc vào từng cá nhân cụ thể.
Đào tạo nhân sự trước khai trương
Nên có ít nhất một đến hai tuần chạy thử nội bộ để nhân sự quen với menu, quầy bar, layout, thiết bị và toàn bộ quy trình trước khi phục vụ khách thật. Đây là giai đoạn phát hiện lỗi vận hành tốt hơn nhiều so với phát hiện lỗi khi quán đã đông khách và mọi áp lực đang dồn vào cùng một lúc.
Bước 12: Chuẩn bị kế hoạch marketing khai trương
Marketing nên bắt đầu trước ngày khai trương
Không nên đợi quán hoàn thiện mới bắt đầu truyền thông. Có thể xây dựng nội dung từ giai đoạn concept, thi công, hoàn thiện nội thất, test menu và soft opening. Mỗi giai đoạn đều có câu chuyện để kể và những nội dung này thường có độ chân thực cao hơn.
Thiết kế không gian ảnh hưởng đến marketing như thế nào?
Một quán cafe có mặt tiền nhận diện tốt, góc check-in rõ, ánh sáng đẹp và concept dễ nhớ sẽ giúp truyền thông tự nhiên hơn nhiều. Khách tự chụp ảnh chia sẻ chính là kênh marketing chi phí thấp nhất và hiệu quả nhất nhưng điều đó chỉ xảy ra khi không gian được thiết kế có chủ đích cho điều đó.
Có nên thuê đơn vị thiết kế thi công chuyên nghiệp?
Một đơn vị thiết kế thi công có kinh nghiệm F&B sẽ hỗ trợ xuyên suốt từ khảo sát mặt bằng, tư vấn mô hình, xây dựng concept, bố trí công năng, thiết kế 3D, bổ kỹ thuật, dự toán thi công, sản xuất nội thất đến thi công hoàn thiện giúp chủ đầu tư kiểm soát được chất lượng, tiến độ và ngân sách trong một đầu mối, thay vì phải tự điều phối nhiều bên cùng lúc.
Mở quán cafe cần chuẩn bị từ kỹ lưỡng ngay từ ban đầu, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của thị trường hiện nay. Chuẩn bị càng kỹ ở giai đoạn đầu, quán càng giảm rủi ro phát sinh khi thi công và vận hành sau khai trương. Nếu đã có ý tưởng hoặc mặt bằng nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu, việc khảo sát và tư vấn thiết kế ngay từ đầu sẽ giúp định hình mô hình, tối ưu công năng và dự toán ngân sách thực tế hơn nhiều so với tự mò mẫm.
Tại KenDesign, chúng tôi không chỉ tạo ra những không gian đẹp mắt mà còn phản ánh cá tính và phong cách riêng của bạn. Hãy để chúng tôi hiện thực hóa tầm nhìn của bạn với các giải pháp thiết kế - thi công nội thất riêng biệt. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay qua:
Fanpage: KenDesign để được tư vấn MIỄN PHÍ!
