Mở quán cafe chi phí thấp đang trở thành xu hướng khởi nghiệp của nhiều người trẻ. Chỉ với một mặt bằng nhỏ, vài thiết bị pha chế cơ bản và ý tưởng thiết kế sáng tạo, nhiều người tin rằng mình có thể nhanh chóng vận hành một quán cafe. 

Tuy nhiên thực tế lại không đơn giản như vậy. Không ít quán cafe vốn ít phải đóng cửa sau vài tháng vì những sai lầm trong khâu đầu tư ban đầu. Việc lựa chọn mặt bằng, thiết kế không gian hay phân bổ chi phí nếu không được tính toán kỹ sẽ khiến ngân sách nhanh chóng bị đội lên. Bài viết dưới đây sẽ phân tích những sai lầm phổ biến khi đầu tư quán cafe chi phí thấp để giúp người mới khởi nghiệp tránh rủi ro và kiểm soát ngân sách hiệu quả hơn.

1. Vì sao nhiều quán cafe chi phí thấp thất bại chỉ sau vài tháng hoạt động

Thị trường kinh doanh cafe tại Việt Nam luôn duy trì mức độ cạnh tranh cao. Mỗi năm có rất nhiều quán cafe mới được mở ra, đặc biệt trong phân khúc quán cafe chi phí thấp hoặc quán cafe vốn ít.

Lý do khiến mô hình này được lựa chọn nhiều là vì chi phí đầu tư ban đầu tương đối thấp. Chỉ cần vài trăm triệu đồng, chủ quán đã có thể bắt đầu kinh doanh. Tuy nhiên, chính sự “dễ bắt đầu” này lại khiến nhiều người đánh giá thấp mức độ phức tạp của việc vận hành quán cafe.

Trên thực tế, một quán cafe không chỉ cần không gian đẹp mà còn phải đảm bảo nhiều yếu tố như:

• vị trí mặt bằng phù hợp

• concept rõ ràng

• quản lý chi phí hiệu quả

• chiến lược thu hút khách hàng

Khi thiếu kinh nghiệm trong những yếu tố này, quán cafe rất dễ rơi vào tình trạng doanh thu thấp nhưng chi phí vận hành lại cao. Điều này khiến dòng tiền nhanh chóng mất cân đối và dẫn đến thất bại.

2. Top 5 sai lầm phổ biến khi mở quán cafe chi phí thấp

Sao chép nguyên mẫu ý tưởng thiết kế trên mạng xã hội

Nhiều người khi mở quán cafe thường tìm kiếm ý tưởng thiết kế từ các nền tảng mạng xã hội. Những hình ảnh quán cafe đẹp mắt trên internet dễ khiến người mới khởi nghiệp muốn áp dụng ngay cho không gian của mình. Tuy nhiên, việc sao chép hoàn toàn một concept thiết kế là sai lầm khá phổ biến.

Mỗi quán cafe có diện tích, mặt bằng và tệp khách hàng khác nhau. Một thiết kế đẹp trong hình chưa chắc đã phù hợp với không gian thực tế.

Khi cố gắng áp dụng y nguyên một mẫu thiết kế có sẵn, chủ quán thường phải thay đổi nhiều hạng mục thi công. Điều này không chỉ làm phát sinh chi phí mà còn khiến tổng ngân sách đầu tư bị đội lên.

Một quán cafe chi phí thấp muốn thành công cần có concept phù hợp với mặt bằng và đối tượng khách hàng, thay vì chỉ chạy theo xu hướng trên mạng.

Chọn mặt bằng rẻ nhưng bỏ qua các rủi ro tiềm ẩn

Chi phí thuê mặt bằng luôn là khoản chi lớn khi mở quán cafe. Vì vậy, nhiều người mới kinh doanh thường ưu tiên lựa chọn những địa điểm có giá thuê thấp.

Tuy nhiên, mặt bằng giá rẻ đôi khi lại đi kèm với nhiều bất lợi.

Một số địa điểm có giá thuê thấp vì:

• vị trí khó tìm

• ít người qua lại

• khu vực kinh doanh kém sôi động

Ngoài ra, nhiều mặt bằng cũ cần cải tạo khá nhiều trước khi có thể sử dụng. Chi phí sửa chữa tường, làm lại hệ thống điện nước hoặc cải tạo không gian đôi khi rất tốn kém.

Nếu không tính toán kỹ, tổng chi phí cải tạo có thể cao hơn nhiều so với số tiền tiết kiệm được từ tiền thuê mặt bằng.

Không phân bổ ngân sách đầu tư hợp lý

Đây là sai lầm phổ biến của nhiều người mới mở quán cafe vốn ít.

Khi không lập kế hoạch tài chính rõ ràng, chủ quán thường đầu tư dàn trải vào nhiều hạng mục khác nhau. Điều này khiến tổng chi phí tăng lên nhưng hiệu quả sử dụng lại không cao.

Thông thường, chi phí của một quán cafe được chia thành ba nhóm chính.

Chi phí biến đổi

Đây là những khoản chi thay đổi theo hoạt động kinh doanh của quán, bao gồm:

• chi phí nguyên liệu pha chế

• chi phí quảng cáo và marketing

• chi phí chương trình khuyến mãi

Chi phí cố định

Những khoản chi phải trả đều đặn hàng tháng như:

• chi phí thuê mặt bằng

• chi phí nhân viên

Chi phí đầu tư ban đầu

Đây là các khoản chi để xây dựng và hoàn thiện quán trước khi khai trương.

• chi phí máy móc pha chế

• chi phí quầy bar

• chi phí bàn ghế

• chi phí biển bảng

• chi phí xây dựng quán (xây, trát, sơn bả, ốp lát)

• chi phí hệ thống điện nước (MEP)...

Nếu không xác định rõ hạng mục ưu tiên, chủ quán rất dễ chi quá nhiều cho những yếu tố không cần thiết.

Chi quá tay cho decor nhưng thiếu quỹ dự phòng

Không gian đẹp là yếu tố giúp quán cafe thu hút khách hàng. Vì vậy, nhiều chủ quán sẵn sàng đầu tư mạnh cho phần trang trí. Tuy nhiên, việc dồn quá nhiều ngân sách cho decor lại tiềm ẩn nhiều rủi ro.

Khi phần lớn tiền đầu tư đã dùng cho nội thất và trang trí, quán sẽ không còn nhiều ngân sách dự phòng cho các chi phí phát sinh sau khi khai trương.

Trong thực tế, quán cafe thường phát sinh nhiều khoản chi ngoài kế hoạch như:

• sửa chữa thiết bị

• thay thế vật dụng

• chi phí quảng cáo bổ sung

Nếu không có quỹ dự phòng, quán rất dễ gặp khó khăn về dòng tiền chỉ sau vài tháng hoạt động.

Tiết kiệm sai cách khi tự thi công quán cafe

Một số chủ quán muốn giảm chi phí đầu tư nên lựa chọn phương án tự thi công hoặc Để giảm chi phí đầu tư ban đầu, nhiều chủ quán lựa chọn tự thi công hoặc tự tìm mua vật liệu xây dựng. Tuy nhiên, nếu không có kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế và thi công, việc này có thể gây ra nhiều vấn đề.

Trước hết, khi không có bản vẽ thiết kế rõ ràng, quá trình thi công thường diễn ra theo kiểu chắp vá. Các hạng mục như quầy pha chế, hệ thống điện nước hoặc bố trí bàn ghế có thể không đồng bộ với nhau.

Ngoài ra, việc tự mua vật liệu mà không hiểu rõ về chất lượng và giá cả thị trường cũng dễ dẫn đến tình trạng mua phải vật liệu không phù hợp hoặc giá cao.

Trong nhiều trường hợp, chi phí sửa chữa và thay thế sau khi hoàn thiện còn lớn hơn khoản tiền tiết kiệm ban đầu. Vì vậy, việc làm việc với đơn vị thiết kế và thi công có kinh nghiệm sẽ giúp chủ đầu tư kiểm soát chi phí tốt hơn và đảm bảo chất lượng không gian quán.

Kết luận

Mở quán cafe chi phí thấp có thể là bước khởi đầu phù hợp cho những người muốn khởi nghiệp trong ngành F&B. Tuy nhiên, để mô hình này vận hành hiệu quả, chủ quán cần tránh những sai lầm phổ biến như chọn mặt bằng không phù hợp, đầu tư dàn trải hay chi quá nhiều cho trang trí mà thiếu kế hoạch tài chính.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng từ giai đoạn đầu, xác định rõ các hạng mục ưu tiên và kiểm soát ngân sách hợp lý sẽ giúp quán cafe duy trì hoạt động ổn định. Khi có chiến lược đầu tư đúng hướng, ngay cả một quán cafe ngân sách thấp vẫn có thể tạo ra không gian ấn tượng và phát triển bền vững trong thị trường cạnh tranh.