Rất nhiều chủ quán sau khi nhận bàn giao công trình đã lên mạng bóc phốt các đơn vị thiết kế quán cafe làm việc không có tâm, vẽ ra những thứ phi thực tế không thể thi công, hoặc sản phẩm thực tế sau khi hoàn thiện khác xa một trời một vực so với ảnh 3D lung linh. Tuy nhiên, dưới góc nhìn của những kiến trúc sư thực chiến, một bản thiết kế thất bại có đến 50% nguyên nhân bắt nguồn từ việc chủ đầu tư đưa ra một yêu cầu quá mơ hồ và thường xuyên thay đổi ý định trong quá trình làm việc. Kiến trúc sư đóng vai trò là người giải đề; nếu bạn đưa một đề bài sai hoặc thiếu dữ kiện, họ tuyệt đối không thể cho bạn một đáp án đúng. Bài viết này sẽ không chỉ bạn cách tìm kiếm một đơn vị thiết kế giá rẻ nhất trên thị trường, thay vào đó, KenDesign sẽ hướng dẫn bạn cách làm việc chuyên nghiệp để tối ưu hóa chất lượng bản vẽ và bảo vệ túi tiền của mình một cách thông minh. 

1. Cụ thể hoá số liệu với đơn vị thiết kế quán cafe

Một sai lầm rất phổ biến của các chủ quán là đưa ra những mô tả mong muốn mang tính cảm tính và cực kỳ chung chung: "Anh muốn quán trông sang trọng nhưng phải ấm cúng, tối giản nhưng phải có điểm nhấn". "Sang trọng" hay "ấm cúng" là khái niệm không có tiêu chuẩn cố định. Kết quả là kiến trúc sư hiểu một đằng, chủ quán hiểu một nẻo, bản vẽ phải sửa đi sửa lại năm lần bảy lượt vừa mất thời gian vừa gây ức chế cho cả hai bên.

Kinh nghiệm thực chiến cho thấy, cách duy nhất để làm việc hiệu quả là hãy cụ thể hóa mọi thứ trong thiết kế quán cafe bằng các số liệu kinh doanh rõ ràng:

Chốt ngân sách thi công thực tế ngay từ đầu: Đừng ngại ngần hay giấu giếm, hãy nói thẳng với đơn vị thiết kế: "Tôi chỉ có ngân sách tối đa 500 triệu đồng cho toàn bộ phần nội thất và decor". Một kiến trúc sư giỏi và có kinh nghiệm sẽ biết cách lựa chọn, cân đối các nhóm vật liệu tương thích để chi phí nằm gọn trong tầm giá đó. Nếu bạn giấu ngân sách vì sợ bị hớ, kiến trúc sư sẽ vẽ một bản vẽ cực đẹp với những vật liệu xa xỉ; để rồi đến khi nhận bảng báo giá thi công, bạn sẽ phải ngã ngửa vì không có đủ năng lực tài chính để hiện thực hóa nó.

Cung cấp kịch bản vận hành chi tiết: Đơn vị thiết kế cần biết những con số biết nói để làm công năng mặt bằng. Hãy cho họ biết: Quán dự kiến phục vụ bao nhiêu lượt khách vào khung giờ cao điểm? Định hướng bán cafe truyền thống pha phin hay cafe máy chuyên nghiệp (vì kích thước và công suất máy pha rất khác nhau)? Mô hình của quán là khách tự phục vụ tại quầy hay nhân viên sẽ bê đồ ra tận bàn? Những số liệu này quyết định trực tiếp đến diện tích quầy bar, khoảng cách giữa các lối đi và mật độ bàn ghế.

Xem thêm: Thi công quán cafe An Thổ: Nghệ thuật cải tạo trong khu biệt thự liền kề | Kendesign 

2. Kiểm soát chặt chẽ 3 giai đoạn trong hợp đồng thiết kế quán cafe

Có một sự thật là ảnh phối cảnh 3D luôn rất lung linh và dễ dàng đánh lừa cảm xúc của bạn. Tuy nhiên, thứ duy nhất giúp đội ngũ thợ có thể xây dựng và hiện thực hóa quán trên thực tế lại là bộ Hồ sơ bản vẽ kỹ thuật thi công 2D. Do đó, khi làm việc với đơn vị thiết kế quán cafe, bạn cần bám sát và kiểm soát chặt chẽ 3 cột mốc quan trọng sau:

Giai đoạn 1 - Mặt bằng công năng (Layout 2D): Đây là phần quan trọng nhất quyết định trực tiếp đến dòng tiền và hiệu quả vận hành của quán. Bạn phải cùng kiến trúc sư tính toán, chốt thật kỹ vị trí của quầy bar, lối đi của khách và nhân viên, cũng như số lượng chỗ ngồi tối ưu trên mặt bằng ở giai đoạn này. Tuyệt đối không bước sang bước lên hình 3D nếu layout 2D chưa khiến bạn hoàn toàn hài lòng.

Giai đoạn 2 - Phối cảnh (3D): Đây là lúc bạn duyệt về mặt thẩm mỹ bao gồm màu sắc, phong cách thiết kế, chất liệu bề mặt và kịch bản ánh sáng. Hãy xem xét kỹ xem các góc phối cảnh đã đúng với tinh thần thương hiệu mà bạn định vị ban đầu hay chưa.

Giai đoạn 3 - Bản vẽ kỹ thuật thi công: Đây là hồ sơ bóc tách chi tiết từng kích thước cụ thể của tủ quầy, bàn ghế, cho đến sơ đồ đường đi ngầm của hệ thống điện nước, điện lạnh. Nếu đơn vị thiết kế bàn giao thiếu hồ sơ này, thợ thi công ngoài công trường sẽ phải tự ý làm theo thói quen và kinh nghiệm cá nhân, hậu quả là phá nát hoàn toàn phom dáng và ý đồ nghệ thuật của quán.

Xem thêm: Thi công quán Dee Cafe Bắc Giang | Kendesign 

3. Tỉnh táo trước bẫy "Miễn phí 100% chi phí thiết kế quán cafe"

Trên thị trường hiện nay, không khó để bạn bắt gặp những lời quảng cáo vô cùng hấp dẫn như: "Miễn phí thiết kế nếu ký hợp đồng thi công trọn gói". Tuy nhiên, hãy luôn tỉnh táo và nhớ rằng không một đơn vị kinh doanh nào làm không công cho bạn cả tháng trời. Chi phí chất xám và thời gian thiết kế thực chất đã được họ dịch chuyển, cài cắm một cách khéo léo vào đơn giá vật liệu, nhân công hoặc các hạng mục phát sinh khác khi tiến hành thi công thực tế.

Để không bị rơi vào thế bị động, bạn cần nắm vững mẹo đàm phán hợp đồng dưới đây:

Chọn trọn gói nếu chưa có kinh nghiệm: Việc lựa chọn một đơn vị vừa thiết kế vừa thi công trọn gói vẫn là phương án an toàn nhất cho người mới bắt đầu. Điều này giúp không gian của bạn đảm bảo tính đồng bộ tuyệt đối từ bản vẽ ra thực tế, đồng thời triệt tiêu tình trạng kiến trúc sư đổ lỗi cho thợ thi công làm sai và thợ thi công đổ lỗi cho bản vẽ phi thực tế.

Yêu cầu điều khoản bảo vệ quyền lợi: Trong hợp đồng thiết kế quán cafe, bạn bắt buộc phải yêu cầu có một điều khoản rõ ràng: Sau khi hoàn thành và bàn giao toàn bộ bộ hồ sơ bản vẽ kỹ thuật 2D, nếu bảng báo giá chi tiết phần thi công của đơn vị đó quá cao so với mặt bằng chung của thị trường, bạn hoàn toàn có quyền nghiệm thu chi phí thiết kế riêng lẻ, lấy bản vẽ đó đi thuê một nhà thầu hoặc đội thi công độc lập khác mà không chịu bất kỳ ràng buộc nào.

4. Kiểm soát vật liệu thiết kế quán cafe của KTS

Một thực tế thường xảy ra ngoài công trường là các kiến trúc sư đôi khi có xu hướng chỉ định những món đồ nội thất hoặc nhóm vật liệu quá độc lạ, xa xỉ. Mục đích là để công trình sau khi hoàn thiện lên hình trông thật điệu nghệ và bắt mắt, phục vụ cho hồ sơ năng lực và việc làm thương hiệu riêng của họ. Hậu quả là chủ quán phải đỏ mắt tìm kiếm nhà cung cấp hoặc bấm bụng chịu một mức chi phí quá cao một cách vô lý.

Để kiểm soát chặt chẽ vấn đề này khi thiết kế quán cafe, bạn cần giữ một cái đầu lạnh và chủ động chất vấn kiến trúc sư bằng 3 câu hỏi cốt lõi ngay khi duyệt bản vẽ vật liệu:

"Vật liệu này tên là gì, mã màu bao nhiêu và có sẵn ở các cửa hàng tại địa phương hay không?" – Câu hỏi này giúp bạn ép đơn vị thiết kế phải chỉ định những vật liệu có tính thương mại hóa, rõ ràng về nguồn gốc xuất xứ, tránh tình trạng vẽ ra những loại vật liệu không thể tìm mua được trên thị trường.

"Độ bền và đặc tính của vật liệu này trong môi trường quán cafe ra sao?" – Hãy bắt họ cam kết về mặt công năng: Vật liệu đó có dễ dàng lau chùi không? Có sợ nước, sợ bã cafe hay sợ va đập mạnh từ khách hàng hay không?

"Nếu loại vật liệu này quá đắt hoặc xảy ra tình trạng khan hàng, có phương án vật liệu thay thế nào tương đương về thẩm mỹ nhưng tối ưu chi phí hơn không?" – Một đơn vị làm việc có tâm luôn luôn chuẩn bị sẵn phương án B (vật liệu thay thế) để giúp chủ đầu tư linh hoạt xử lý bài toán ngân sách mà không làm phá vỡ phom dáng chung của quán.

Tóm lại, một bản thiết kế quán cafe thành công và tối ưu chưa bao giờ là sản phẩm của riêng đơn vị kiến trúc, mà đó là sự giao thoa hoàn hảo giữa gu thẩm mỹ, chuyên môn của kiến trúc sư và cái đầu lạnh quản trị tài chính của chính chủ quán.

Lời khuyên cốt lõi dành cho bạn: Hãy coi đơn vị thiết kế quán cafe là một người bạn đồng hành tin cậy để cùng nhau tìm lời giải cho bài toán kinh doanh, chứ không phải là một người làm thuê chỉ biết gật đầu làm theo mọi ý thích nhất thời và cảm tính của bạn. Khi bạn trang bị cho mình đầy đủ kiến thức và một quy trình làm việc chặt chẽ, bạn sẽ hoàn toàn làm chủ cuộc chơi, kiểm soát tốt chất lượng công trình và không bao giờ lo bị thêm ngân sách vô lý.

Xem thêm bài viết cùng chủ đề: 

4 bí mật thiết kế quán cafe giúp hái ra tiền mà KTS giấu bạn | Kendesign 

Bí mật thiết kế quán cafe giúp giữ chân khách hàng từ chuyên gia | Kendesign 

Góc nhìn KTS: Những khoản đốt tiền vô nghĩa khi thiết kế quán cafe và cách phòng tránh | Kendesign 

4 ý tưởng thiết kế quán cafe độc lạ mà không đối thủ nào sao chép được | Kendesign 

Góc nhìn KTS: Những thông số kỹ thuật sống còn khi thiết kế quán cafe | Kendesign